تیمبودن سخت است و انفرادی کار کردن از آن سختتر! کارگروهی یکی از چالشهای حیاتی و دشوار سازمانها به شمار میرود. به همین خاطر اهمیت مدیریت پروژه و استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نیز کمکم در حال افزایش است. با این حساب، شما میدانید چرا مدیریت پروژه مهم است؟
به گزارش موسسه مدیریت پروژه (PMI)، از آنجایی که تا سال ۲۰۲۷ اکثر کارها بهصورت پروژهای انجام میشود، تقاضا برای نیروی کار در این زمینه نیز بالاتر میرود. پس بهتر است تا دیر نشده اطلاعات موردنیاز در زمینه مدیریت پروژه را کسب کنید.
با ما همراه باشید تا بیشتر از فواید مدیریت پروژه برایتان بگوییم.
فواید مدیریت پروژه خوب!
مگر مدیریت پروژه بد هم داریم؟ بله به گفته Gallup حدود ۲.۵ درصد پروژههای سازمانهای بزرگ با شکست روبرو میشوند. درست مانند هر صنعت دیگری، حوزه مدیریت نیز مملو از پرمدعاهای بیتخصص است.
با این حال، اگر از ابزار مدیریت پروژه درست و حسابی استفاده کنید و برطبق اصول پیش بروید، فواید زیر را برای سازمانتان به ارمغان خواهید آورد:
همسویی استراتژیک سازمان با پروژهها
اصطلاحی که در عنوان این بخش نوشتهایم به معنای همسو بودن اهداف راهبردی سازمان با اهداف پروژهها و فرهنگ کاری است. در همسویی استراتژیک شما باید منابع و ساختار سازمان را براساس راهبردهای اصلی مدیریت کنید.
در سازمانهای B2B هرکدام از مشتریان فرهنگ و استراتژی جداگانهای دارند. وظیفه مدیران پروژه این است که اهداف و خط مشی را براساس استراتژی مشخص هر مشتری سازمانی تعیین کنند. به عبارت سادهتر، مدیر پروژه میتواند سیم رابط مدیران بالادستی و نیروهای کاری یک سازمان باشد.
رهبری اعضای تیم و هدایت آنها به سمت مقصد
گروه کوهنوردی را در نظر بگیرید که بدون سرگروه وارد کوهستان میشود. در نبود راهنما، هر کوهنورد به سویی میرود و احتمال گمشدن و آسیب افزایش پیدا میکند. پروژههایی که بدون مدیر پروژه انجام شوند نیز چنین سرنوشتی دارند.
مدیر پروژه همان ناخدای کشتی است که اعضای تیم را به سمت انجام تر و تمیز تسکها هدایت میکند. بدین ترتیب، دیگر کسی دچار سردرگمی نمیشود، کارها سر موقع انجام شده و اهداف یکی یکی تیک میخورند.
بهبود ارتباطات درون سازمانی
در تحقیقی که روی صنعت مالی انگلستان انجام شد، ۵۷ درصد از پروژههای سازمانی بهخاطر ارتباطات ضعیف و نادرست به شکست منجر شدند. کار کردن با هم سخت است، قبول داریم! در کار تیمی با انسانهای مختلفی سر و کار داریم که رفتار و منش خاص خودشان را دارند. مدیر پروژه اینجا میتواند کمککننده باشد.
او با ابزار مدیریت پروژه خود به ارتباطات درون سازمانی و بین تیمی رنگ و لعاب دوبارهای میبخشد. فایده مدیریت پروژه در یکپارچهکردن هدف اعضای تیم و تشویق آنها برای رسیدن به هدف است. همدلی، دلسوزی، همراهی و حال خوب از نتایج مدیریت پروژه مناسب در تیم است.
تمرکز روی اهداف اصلی
در پروژهای که اعضای تیم هریک ساز خود را بزنند و دنبال امیال شخصی باشند، نتیجه کار چندان خوشایند نخواهد بود. ممکن است هرکدام برداشت متفاوتی از هدف پروژه داشته باشند و راه متفاوتی را در پیش بگیرند.
در سال ۲۰۱۷، نبود اهداف مشخص یکی از مهمترین دلایل شکست پروژهها بوده است. اهمیت مدیریت پروژه آنگاه مشخص میشود که در آن هدف اصلی به اهداف کوچکتر تقسیم شده و تسکها برمبنای آن مشخص میشوند. سپس، هریک از اعضای تیم وظیفه خود را میداند و تلاشش را برای تیکزدن هرکدام از تسکها بکار میبندد.
برنامهریزی دقیق پروژه
برطبق گزارش HBR، یک ششم از پروژههای سازمانی بیش از ۲۰۰ درصد هزینهی بالاتر نسبت به بودجه تعیینشده مصرف میکنند. یکی از دلایل آن شروع پروژه بدون برنامهریزی مناسب است.
مدیرها با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه میتوانند اطلاعات لازم را درباره اهداف دردسترس، بودجه حقیقی موردنیاز، منابع لازم و مدت زمان انجام هر تسک به هریک از اعضای تیم انتقال دهند. در نتیجه، ددلاینها به تاخیر نمیافتند، تسکها ناقص نمیمانند و بودجه مصرفی از حد مجاز عبور نمیکند.
کنترل کیفیت
نبود مدیریت پروژه مساوی است با نبود کیفیت در پروژه! معمولا هنگام انجام پروژهها، اعضای تیم و مدیران زیر فشار مشتری قرار دارند. بدون مدیریت درست زمان و منابع به راحتی تیم از هم میپاشد و پروژه به ددلاین نمیرسد. همچنین، تیم با عجله کارها را انجام میدهد و کیفیت افت میکند.
برطبق آن چیزی که PMI به دست آورده، حدود ۱۰ درصد از بودجه پروژه بهخاطر عملکرد ضعیف آن هدر میرود. یعنی اگر پروژه شما کیفیت لازم را نداشته باشد، از ۱۰ میلیارد تومان سرمایهگذاری حدود یک میلیارد تومان آن دود میشود.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرمافزار همان چیزی است که به مدیر پروژه کمک میکند تا هزینهها را کنترل کرده و ددلاینها را تیک بزند. ابزار مناسب باعث میشود که تیم بتواند پروژه را برساند!
در نرم افزارهای مدیریت پروژه، قابلیتهای سطح بالای زیادی وجود دارد. مثلا میتوانید با اعضای تیم بهصورت Real-time گفتگو کنید. میانگین زمان تکمیلشدن هر تسک را دربیاورید و مطمئن شوید اعضای تیم همگی روی یک تسک خاص کار میکنند.
اتوماسیون ابزارهای مدیریت پروژه باعث کاهش زمانهای هدررفته میشود. دیگر نیاز نیست ساعتها به دنبال فایل مخصوصی بگردید یا برنامهریزی و زمانبندیهایتان را بهطور دستی در جایی وارد کنید. سیستم یکپارچه به اعضای تیم کمک میکنند تا با یکدیگر هماهنگ شوند. در این سیستم، شما همهچیز را یکجا در اختیار دارید. اعضای تیم میتوانند خلاقیتشان را در چارچوب آن نرمافزار به خوبی مدیریت کنند.
نرمافزار مدیریت پروژه چه ضعفهایی دارد؟
مهمترین ضعف سیستمهای یکپارچه نیازشان به سرمایهگذاری سنگین است. به عبارت دیگر، شما هنگام انتخاب یک سیستم باید دقت زیادی داشته باشید تا در آینده هزینه مالی و زمانی متحمل نشوید.
مثلا رابط کاربری آسان یا پیچیده تعیین میکند که چقدر باید زمان و هزینه برای آموزش نیروهایتان صرف کنید تا کار با سیستم جدید را یاد بگیرند و اگر از سیستمی استفاده کنید که رابط کاربری آسان و از آن مهمتر پشتیبانی مناسبی داشته باشد قطعا هزینه مورد نیاز برای آموزش بشدت کاهش خواهد یافت.
جمعبندی
در مقالهای که مطالعه کردید، از فواید مدیریت پروژه برایتان گفتیم. ایجاد رهبری، همسویی استراتژیک، کنترل کیفیت و بهبود ارتباطات بین اعضای تیم از مهمترین فواید آن است.
همچنین، شما را با نرمافزار مدیریت پروژه و فواید آن آشنا کردیم. مشاغل زیادی از سازنده هواپیما گرفته تا مربی فوتبال از این نرمافزارها استفاده میکنند. در دنیایی که کارها به سمت پروژهایشدن پیش میرود، لزوم انتخاب یک نرمافزار مناسب مدیریت پروژه احساس میشود.
همین امروز می توانید به صورت رایگان در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین میزیتو (mizito.ir) ثبت نام کنید و مدیریت پروژههای خود را هوشمندانهتر ادامه دهید.
